Le sujet des chatbots est bien plus vaste qu’il n’y paraît. Il en existe de toutes sortes et adaptés à toutes les demandes. Déjà bien implantés dans les services client et marketings, ils se font petit à petit une place de choix dans les Ressources Humaines. Même si cela peut sembler contre-intuitif, les chatbots sont souvent l’occasion d’apporter de l’humanité dans vos échanges.
Avant de découvrir tous les avantages qu’offrent les chatbots sur les sites carrière, réalisons un point sur ce qu’ils sont aujourd’hui et les différentes formes qu’ils peuvent prendre.
La définition
De quoi parlons-nous lorsque l’on évoque les chatbots ? Et bien en français, il se traduit par « agent conversationnel ». Il s’agit d’un « robot » qui dialogue avec vos internautes et ils existent sous diverses modes :
Le « chatbot » classique interagit par écrit sur votre site internet ou application mobile.
Le « callbot » ou « voicebot », qui offre des échanges vocaux par téléphone ou via votre site internet.
Le « vidéobot », vous l’aurez deviné, propose des conversations vidéo sur vos différents supports de communication en ligne.
Tous les formats sont donc envisageables. Attention, ils ne fonctionnent pas tous de la même manière. Ils se basent soit sur :
L’intelligence artificielle : c’est-à-dire, qu’ils vont apprendre aux fils des discussions et ajuster leurs réponses.
Les algorithmes : ils tournent grâce à des fichiers de données que vous connectez en indiquant où trouver chaque typologie d’information. Les algorithmes vont ensuite récupérer les réponses dans ces fichiers en fonction des questions qui leur sont posées.
Des scripts programmés : dans ce cas, c’est vous qui décrivez à l’avance les messages à délivrer en fonction de chaque demande. Vous dessinez un arbre de décision qui prend en compte un maximum de schémas de conversations et de recherches envisageables.
Quelques chiffres sur les chatbots et les RH
Selon L’Observatoire des chatbots et son baromètre des bots dans les RH :
(oui oui, il existe, ce qui démontre bien l’ampleur du phénomène)
En 2020, 57 % des services RH ont déjà mis en place un chatbot ou ont comme projet de le faire (ils étaient seulement 23 % en 2018).
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90 % d’entre eux estiment que le chatbot leur rend service.
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40 % l’utilisent à des fins de recrutement (+12 points par rapport à 2018).
Ces chiffres démontrent bien l’espace important que prennent les chatbots dans les Ressources Humaines, mais aussi et surtout dans le recrutement. Même s’il n’est pas obligatoire d’en avoir un, la question se pose désormais pour tous les types de structure qui embauchent.
Les avantages du chatbot dans le recrutement
Le chat est devenu l’allié des RH pour plusieurs raisons. Il a un effet levier sur plusieurs aspects de vos métiers :
La marque employeur
Il rentre dans un usage courant, les chats et les chatbots sont maintenant entrés dans le quotidien de tous. Ce qui pouvait être un frein pour certaines générations ne l’est plus aujourd’hui. Tout le monde utilise des applications de chat comme Whatsapp, Facebook Messenger…
Le partage d’informations avec les candidats est facilité. Grâce aux mots clefs de sa question, vous pouvez le réorienter vers le contenu de votre site carrière.
Vous êtes plus accessible. Même s’il s’agit d’un robot, vous créez un dialogue avec votre internaute. Cet échange rend alors votre entreprise plus humaine. Le chatbot se positionne de ce fait comme un interlocuteur privilégié et un compagnon de navigation.
La gamification, il est indéniable que le chatbot donnera un aspect ludique à votre site carrière. Les internautes pourraient avoir envie de jouer avec lui et de tester ses différentes réactions. S’il est suffisamment bien programmé, il laissera un souvenir positif de votre marque auprès des candidats potentiels.
Réduisez le temps d’attente, les explications sont apportées immédiatement à n’importe quelle heure du jour et de la nuit, même le week-end et les jours fériés 
. La rapidité de réponse joue beaucoup sur l’impression que vous donnez à vos candidats potentiels.
La rétention des internautes
Faites naviguer les candidats potentiels à travers vos contenus. Lorsque ceux-ci vous posent une question, vous les renvoyez sur du contenu de votre site. Grâce à cela, ils vont pouvoir en savoir davantage sur vous et certainement même au-delà de leur interrogation initiale. Vous avez la possibilité de leur faire passer votre message, de leur délivrer vos arguments et donc plus de chance de les convaincre de postuler chez vous !
Un chatbot est aussi un peu « vivant », il peut apparaitre sur certaines pages stratégiques de votre site carrière ou au bout d’un temps donné. Cela anime la navigation et capte facilement l’attention. Cette stratégie vous permet de retenir plus longtemps quelqu’un et d’approfondir sa visite de votre site.
Avec un chatbot vous interagissez instantanément, même avec les internautes les plus introverties. Il offre à celles et ceux qui n’oseraient pas vous contacter directement de vous énoncer des interrogations. Ils seront par la suite plus confiants pour postuler chez vous. Sans cela, vous n’auriez peut-être pas su qu’ils s’intéressaient à votre entreprise.
Certaines pépites peuvent se cacher parmi eux ! Gardez bien les yeux ouverts.
Gagner du temps
Certaines questions reviennent souvent « comment déposer une candidature spontanée ? » « Recrutez-vous un/une XXX en ce moment ? ». Dans ces situations, il n’y a pas réellement de valeur ajoutée à faire intervenir quelqu’un. Les réponses sont simples et probablement disponibles sur votre site. Le chatbot peut alors se charger d’y répondre pour vous. Vous gagnez ainsi un temps considérable et vous pouvez vous consacrer à d’autres questions plus complexes.
Captation de données
Pendant les échanges avec les internautes, le chatbot peut demander des informations sur le candidat potentiel. Paramétrez cette quête de donnée dans les cas où il se montrerait intéressé par les offres d’emploi. Ainsi, même si aucune candidature n’est déposée, vous avez reçu cette information de l’intérêt porté pour votre entreprise. Un excellent moyen pour cibler vos campagnes de sourcing et d’alimenter vos viviers.
En plus des données personnelles, les chatbots vous permettent de capter des données sur les visiteurs de votre site carrière : Quels sont leurs besoins ? Qui sont-ils ? Quel contenu les intéresse ? Quels sont les postes les plus recherchés ? Vous récupérez des informations qui vous aideront ensuite à adapter votre discours et d’être plus impactant dans la teneur de vos propos ainsi que dans vos offres d’emploi. Vous apprenez à les connaître.
Comment choisir son chatbot
Définir ses objectifs
Vous devez connaître l’ambition principale de l’ajout d’un chatbot sur votre site carrière. Vous l’avez vu, les avantages sont très nombreux, mais aussi très variés. Vous devez savoir ce que vous espérez en tirer.
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Est-ce que vous désirez guider les visiteurs sur votre site ?
→ Dans ce cas, vous devez choisir un chatbot qui comprend les questions posées par vos internautes.
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Est-ce que vous souhaitez récupérer des données ?
→ L’interface de gestion et des statistiques devra être suffisamment claire pour vous.
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Est-ce que vous voulez apporter une expérience ludique aux futurs candidats ?
→ Sélectionnez un chatbot qui vous propose différents formats de questions, de réponses, vidéos, quiz, GIF…
…
Connaître sa cible
À qui vous adressez-vous ? Quels sont leurs réflexes sur le web ? Ont-ils l’habitude de chatter avec des robots ? Quel langage utilisent-ils ? Font-ils des phrases complètes, des fautes ou pas du tout ? Cela déterminera le niveau de maturité de l’IA si vous effectuez ce choix. Sinon, vous pourrez dessiner des arbres de décision plus en lien avec les comportements de vos internautes.
Adapté à votre technologie de site
Vérifiez la compatibilité entre votre chatbot et votre site internet. Il faut vous assurer que vous pourrez l’implémenter.
En ce qui concerne votre site carrière We Recruit, un simple script est suffisant. La grande majorité des chatbots vous proposent une installation via ce format.
Une interface de paramétrage simple et intuitive
Il s’agit d’un nouvel outil qui va vous accompagner au quotidien, vous devez vous sentir à l’aise avec son usage. Vous devez pouvoir vous y retrouver facilement. Évitez les usines à gaz qui vous noient sous les informations et dont les paramétrages nécessitent des jours entiers de formation. Certaines solutions sont très simples à utiliser et après seulement quelques heures, vous pourrez le publier sur votre site carrière.
Votre budget
Vous devez vous en douter, mais c’est votre budget qui déterminera aussi votre choix. Vous devez prendre en compte vos ressources disponibles et penser à inclure le temps que vous pourrez économiser (le temps, c’est de l’argent 
).
Le tarif d’un chatbot dépend le plus souvent de sa technologie (IA, Algorithme ou Scripts), du nombre de schémas de conversation envisagés, du nombre d’interactions prévues et du contrat de support et de maintenance de votre solution.
Le prix peut fortement varier d’un projet à l’autre, on estime qu’un budget moyen se trouve entre 500 et 2000 € par an.
L’aspect esthétique
Demandez-vous si les styles proposés peuvent se combiner avec votre charte graphique. C’est un outil pour votre marque employeur, il doit rester associé à votre entreprise dans l’esprit des candidats. Il doit respecter votre code visuel et attirer le regard en même temps. Assurez-vous donc du niveau possible de personnalisation, afin de coller au plus proche à votre marque.
IA, algorithme ou script
| IA | Algorithme | Script |
|---|---|---|
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L’IA n’est pas si indépendante que l’on pourrait le penser. Pour fonctionner correctement, elle a besoin de deux choses indispensables. Des bases de données fournies et détaillées sur vos recrutements, vos processus, tous les renseignements susceptibles d’intéresser vos interlocuteurs. Et d’un trafic suffisant, lui offrant un grand nombre de conversations, ce qui lui permettra d’apprendre de ses différents échanges.
La promesse est belle, mais cette option n’est pas adaptée aux petites et moyennes structures. Si elle n’est pas assez nourrie d’informations (entreprises et clients) elle pourrait être contreproductive, car pas assez précise. Vous prendriez le risque de décevoir vos internautes. |
Le système par algorithme, peut être considéré comme un entre deux. Il n’apprendra pas des différentes conversations, néanmoins, il ira chercher la réponse seul selon les règles que vous aurez déterminées et les scripts que vous aurez rédigés. Cela implique une préparation méthodique en amont. Vous devez classer toutes les informations susceptibles d’être transmises à vos candidats (les offres ouvertes, les salaires moyens…) dans des fichiers qui doivent rester actualisés. Après, vous indiquerez à votre chatbot où trouver les données afin de répondre de manière personnalisée à son interlocuteur.
Avec ce modèle, vous vous engagez à tenir à jour vos bases de données. |
Avec les scripts simples, vous rédigez vous-même les diverses conversations à l’avance. Il faut anticiper un maximum de questions et d’éventualités de réponse pour palier à toutes les demandes. Vous dessinez ensuite des arbres de décision. Cela exige un gros travail en amont de création d’arborescence, mais ne requiert pas de compétence particulière en programmation. Vous tracez les chemins que pourrait emprunter votre internaute. Il n’est pas possible d’aller très loin dans la personnalisation des informations apportées.
C’est la solution la plus légère à mettre en place, elle est parfaitement adaptée aux sites web avec un trafic moyen, voire faible. |
Les équipes et le temps disponible
Vous devez connaître les moyens internes dont vous disposez, et ce, pour les deux phases principales du projet :
Le lancement : Il va falloir penser les divers aspects de votre chatbot, le concevoir, lui donner une identité visuelle, créer les différents scripts ou mettre au point les algorithmes, le tester, l’implémenter sur votre site carrière. Ces étapes sont très chronophages et exigent de solliciter de multiples compétences. Avant de vous en faire gagner, il vous demandera du temps.
L’usage : durant cette phase, il est nécessaire d’entretenir votre chatbot. Selon la complexité de votre solution et l’accompagnement dont vous bénéficierez, le temps à y consacrer ne sera pas le même.
La récupération de données
Vérifiez bien que les données que vous souhaitez récupérer sont bien prises en charge par la solution que vous envisagez. Demandez si possible à tester les outils avant de vous lancer.
La sécurité des données
La sécurité des données n’est pas un sujet à prendre à la légère. Vous devez au-delà d’être en accord avec les normes RGPD assurer à vos internautes que les informations qu’ils vous transmettent sont bien protégées. Pour en savoir plus sur la protection des données, visitez la CNIL professionnels.
La notice We Recruit : comment implémenter un chatbot sur votre site carrière
2 chatbots testés et approuvés par We Recruit
Videoask
Videoask est un chatbot axé sur la vidéo qui se démarque de ses concurrents par son interface simple et intuitive. Un outil accessible à tous qui reste complet et performant.
Vous communiquez auprès de vos candidats potentiels grâce à des petites vidéos. Ce format apporte beaucoup à votre marque employeur. Ainsi, vous montrez les visages de votre entreprise.
Votre contact, même s’il est asynchrone, est humain et perçu comme personnalisé. De plus, la vidéo attire beaucoup plus facilement le regard que le texte.
Une des valeurs ajoutées de Videoask est d’offrir la possibilité à vos visiteurs de vous répondre en vidéo aussi ou bien en audio.
Videoask fonctionne par script, cela signifie que vous devez préparer toutes les questions que pourraient poser vos candidats potentiels. Vous pouvez toutefois cadrer l’échange et rediriger aisément les internautes vers les pages qui les concernent.
N’oubliez pas, vous devez déjà avoir le contenu sur votre site si vous souhaitez alléger votre charge de travail. Dans le cas contraire, vous serez toujours sollicités pour répondre aux interrogations. L’intérêt du chatbot sera alors limité.
Beaucoup d’autres fonctionnalités sont proposées :
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Intégration de vidéos de banque d’images.
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Captures d’écrans vidéo.
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Enregistrement direct par webcam.
La variété de questions et de réponses :
Proposez des prises de rendez-vous directement dans le chatbot avec Calendly, Hubspot meeting, Acuity scheduling, et SchedulOnce.
Lancez des visios en direct depuis votre chatbot.
Petit plus, Videaoask possède sa propre application mobile, ainsi ne ratez aucune interaction grâce aux notifications sur votre téléphone.
Comment ajouter Videoask sur votre site carrière ?
- Sur Videoask allez dans l’onglet : Share and Embed, sélectionnez Widget et configurez en fonction de votre site carrière l’apparence du widget : Sa forme, sa position sur la page et enfin sa couleur. Puis copier simplement le code généré.
- Allez ensuite sur votre éditeur du site carrière et dans les paramètres. Dans l’onglet dédié au code de Google Tag Manager, ajoutez dans le champ script le code du widget.
- Félicitations, votre chatbot est en ligne !
Option 2 : Un bloc d’échange sur une page de votre site
Videoask vous propose de déposer le chatbot au cœur de votre site sur l’une de vos pages. Une option très intéressante si vous souhaitez apporter un aspect ludique à votre contenu.
Insérez un bloc Iframe sur votre site carrière.
Collez-y le code que vous aurez récupéré dans l’onglet Embed de Videoask.
Un super assistant accueille vos candidats potentiels.
Noci propose une approche plus classique du chatbot, mais tout autant performante. La particularité de Noci est sa flexibilité.
L’outil s’adapte parfaitement à tous les besoins et toutes les tailles d’entreprise. Leur force réside aussi dans le coaching (99 % de leurs clients bénéficient d’un accompagnement personnalisé pour la mise en place de leur chatbot).
Noci.io fonctionne avec une logique de scripts qui peuvent être associés à des questionnaires et des d’algorithmes afin d’aller encore plus loin dans l’automatisation et dans la personnalisation des réponses.
Les formats sont très variés et vous aident à capter l’attention de vos interlocuteurs.
Dans le cadre du recrutement, il est possible de définir des scripts qui guideront votre candidat potentiel vers l’offre d’emploi qui lui correspond le mieux.
Grâce à des questions claires à choix multiples, vous dessinez des arbres de décision qui mèneront vers les informations adaptées. Cela implique tout de même de réactualiser les branches de votre arbre à chaque nouvelle offre et à chaque offre fermée.
💡 L’astuce pour une gestion plus simple : créez un modèle de questionnaire par type d’offre. Vous n’aurez plus qu’à les lier à votre chatbot lorsqu’elles sont ouvertes.
En termes d’usage, Noci est ultra personnalisable. Grâce à son application de bureau (compatible avec Mac et PC), il vous accompagne toute la journée. Les notifications sont paramétrables selon vos critères. Ainsi, vous êtes alertés lorsqu’une intervention humaine est nécessaire dans la conversation. La fonctionnalité « Livechat » vous permet de prendre la main tout de suite. Vous pouvez même programmer les notifications en fonction des thèmes et rediriger la discussion vers la personne la plus apte à répondre. Un vrai gain de temps pour vous et vos équipes, mais aussi pour vos candidats potentiels !
Comment Ajouter Noci À Votre Site Carrière ?
Une fois que vous avez créé votre chatbot et vos questionnaires, vous pouvez le prévisualiser avant de l’intégrer à votre site carrière. Après validation, vous devez simplement :
Récupérer le script dans la configuration du chatbot : cliquez sur Intégrer et copiez le code.
Allez ensuite sur votre éditeur du site carrière et dans les paramètres. Dans l’onglet dédié au code de Google Tag Manager, ajoutez-le dans le champ script.
Le chatbot est prêt à accueillir vos candidats potentiels.
Vous étiez prévenu, le sujet est vaste ! Il existe une solution pour chaque cas de figure. Avant de vous lancer, n’oubliez pas de bien étudier vos besoins, de penser au temps nécessaire pour le mettre en place. Un projet bien mené est la garantie d’avoir un interlocuteur privilégié pour vos candidats et aussi un vrai assistant virtuel pour vous. Tout le monde en sort donc gagnant 
. Si cet article vous a convaincu et que vous souhaitez ajouter un chatbot sur votre site carrière, n’hésitez pas à nous en faire part, nous serons ravies de voir le résultat.
