Bonne nouvelle, vous avez un ATS performant pour vous accompagner vous et vos équipes dans vos recrutements ! Un outil que vous avez choisi pour : vous faciliter la vie, gagner du temps, communiquer plus facilement avec vos équipes et vos candidats, améliorer votre marque employeur, structurer vos processus, récupérer des données… Enfin plein d’excellentes raisons. Et le mieux dans tout cela, c’est que vous avez choisi We Recruit 😁.
Mais, avez-vous réfléchi à un point crucial, le choix des accès dans la plateforme pour vos équipes ?
Cette question peut très rapidement devenir un casse-tête. On pourrait être tenté de fournir tous les accès à tout le monde ou l’inverse, fermer la plateforme et la réserver à quelques intervenants uniquement. Mauvaises idées ! Voyons ensemble pourquoi et comment faire les bons choix.
L’importance de bien définir les rôles
Le rôle des RH (DRH, RRH, recruteur…) a beaucoup évolué ces dernières années. Au fil des changements de dynamique sur le marché de l’emploi, de nouveaux métiers ont vu le jour ainsi que de nouvelles méthodes de recrutement. Le nombre d’intervenants dans les processus a considérablement augmenté. Vous faites désormais appel à vos collaborateurs, notamment les managers. Vous pouvez aussi être amené à solliciter des prestataires extérieurs. Or, vous le savez bien, ces acteurs ne peuvent et ne doivent pas tous avoir accès aux mêmes niveaux d’informations. Pourquoi ?
Certaines informations peuvent être confidentielles (les attentes salariales, les données personnelles…)
Vous définissez des paramètres (processus, modèles d’offres, site carrière…) qui garantissent le bon déroulement des recrutements, ils ne doivent pas être modifiés.
Le danger de l’infobésité. Quand on consomme beaucoup trop d’informations, on ne sait plus les prioriser. Il est donc essentiel de bien les ventiler.
Ne négligez pas cet aspect de votre gestion. Une bonne répartition des rôles est nécessaire pour profiter d’un usage optimisé de votre logiciel.
Les rôles utilisateurs sur We Recruit
Les rôles utilisateurs de We Recruit permettent de donner des accès différents selon les utilisateurs. Si nous devons résumer cette répartition, elle s’articule principalement autour de 4 niveaux de gestion dans le compte :
La gestion du compte : Administrateur.
La gestion des offres et des candidatures : Recruteur, Recruteur opérationnel et Franchisé.
La gestion des candidatures uniquement : Manager et Recruteur externe.
Consultation de certaines candidatures : Utilisateur.
Cette attribution des accès est aussi à définir pour chaque entité que vous possédez. Vous pouvez de ce fait les différencier selon vos besoins. Cette apparente complexité est en réalité une opportunité supplémentaire de personnaliser votre solution.
Portrait-robot 
des rôles utilisateurs
Chaque rôle utilisateur a été déterminé en suivant une logique d’usages pratiques. Nous nous sommes inspirés de ce qui se passe sur le terrain. Pour mieux comprendre (exceptionnellement), nous allons rentrer dans les clichés. Voici les portraits-robots de chaque rôle utilisateur :
L’administrateur : C’est le gestionnaire du compte, il a un accès global à toutes les fonctionnalités. Il est le chef d’orchestre de l’ATS. Il a également accès à l’éditeur du site carrière. C’est donc la personne qui prendra en charge le paramétrage de la solution ainsi que le site carrière.
Le recruteur : Il a un accès très large aux fonctionnalités. Pour faire simple, il peut tout utiliser, mais pas paramétrer. L’ATS est un outil du quotidien pour lui, car le recrutement est l’une de ses tâches principales.
Le recruteur opérationnel : Il a un rôle important dans le recrutement, cependant, comme son nom l’indique, il a un rôle opérationnel. Il réalise les recrutements, mais ne décide pas des processus de recrutement.
Le franchisé : Il peut créer et publier une offre et ne voit que celles-ci. Mais il n’a pas accès aux autres paramètres du compte. C’est de ce fait un collaborateur qui aura un vrai poids dans le recrutement dans le service ou dans l’établissement dont il fait partie.
Le manager : Il peut gérer les candidatures des offres qui lui sont ouvertes. Il a plutôt un rôle de consultant dans le cadre du recrutement d’un futur membre de son équipe.
Le recruteur externe : Son rôle sera limité à la proposition de candidats pour certaines offres auxquelles vous lui donnez accès. C’est la meilleure option pour les intervenants extérieurs comme les agences de recrutement.
L’utilisateur : Il ne peut effectuer aucune action sur la plateforme. Son accès se limite à la consultation simple des offres que vous choisissez de lui ouvrir. Cet accès est intéressant dans le cadre d’un recrutement technique par exemple. Dans le cas où vous souhaitez récolter l’avis d’un collaborateur à un poste similaire sur les connaissances techniques d’un candidat.
🎨 Marketing : Il gère (ou alimente) votre site carrière. Il peut accéder à l’éditeur du site carrière, gérer votre blog, et utiliser (ajouter et supprimer) la galerie d’images. Côté recrutement, il dispose d’un accès aux offres que vous lui ouvrez ainsi qu’à leurs candidatures. C’est le profil idéal pour la personne en charge de votre marketing RH qui pourra en cas de besoin pour son équipe suivre un recrutement spécifique.
Comment définir les rôles utilisateurs
L’organisation de votre entreprise et de vos processus de recrutement sera la clef de voute de l’attribution des profils utilisateurs. Peu importe les choix que vous ferrez, ne vous inquiétez pas, rien n’est définitif. Vous pouvez modifier les accès à tout moment.
Lors de la répartition des rôles, vous devez vous projeter dans vos processus de recrutement. Il vous faut imaginer les scénarios possibles.
Le plus efficace sera alors de lister les différentes étapes de votre recrutement. Une fois cela fait, répertoriez les divers intervenants. Puis, demandez-vous les données dont ils ont besoin et les profils seront naturellement associés.
Exemple d’une procédure de recrutement et de répartition des rôles
N. B. Ne faites pas nécessairement la distribution en fonction de votre organigramme. Certains blocages ne servent pas uniquement à masquer des informations, mais aussi à limiter les risques d’erreurs.
Donner les accès à des personnes qui ne maitrisent pas l’outil, c’est prendre le risque de retrouver des modifications involontaires de certains paramètres. C’est pour cette raison que nous avons créé des accès avec un niveau de granularité aussi fin.
Vous vous posez encore des questions ? Voici un arbre de décision simple qui vous ôtera tout doute :
Pour suivre cet arbre de décision, vous devez tout de même avoir une vision précise de ce que seront vos méthodes de recrutement et les différents intervenants dans le processus. Si vous avez cela, en 6 points maximum, vous trouverez l’accès idéal pour chacun de vos utilisateurs.
La GRH (Gestion des ressources humaines) nécessite aujourd’hui des compétences en gestion de projet. Vous êtes les garants de la bonne articulation des différents services internes et externes, pour la mise en place d’une stratégie de recrutement efficace. Même si vous faites appel à eux, vous conservez la plus grande part de responsabilité dans le recrutement. Placez-vous en chef d’orchestre, anticipez les mouvements de vos collaborateurs, leurs rôles, l’instant où ils devront intervenir. Suivez bien votre partition et tout sonnera à la perfection 🎼.
