Stop ! Ne laissez plus vos viviers mourir comme la plante de votre bureau. Non, ils ne sont pas des catalogues de vieux CV qui prennent la poussière. Ils sont tellement plus utiles. Si vous arrivez à les optimiser, ils vous aideront pour vos recrutements, mais également (et ça, c’est peut-être une surprise pour vous) pour la gestion des carrières de vos équipes en place. Oui, vous avez bien lu.
Une fois que c’est dit, comment faire ?
Qu’est-ce qu’on entend par gestion des carrières ?
Lorsque l’on est RH, notre rôle, c’est la gestion des ressources humaines. Cela implique de trouver les bonnes personnes pour répondre aux besoins de l’entreprise.
Ces besoins peuvent être comblés par un recrutement, par une mobilité interne, une formation, une modification d’une fiche de poste… Beaucoup d’options s’offrent à vous.
La gestion des carrières vous permet de répondre à certaines nécessités sans pour autant avoir besoin de vous tourner immédiatement vers un recrutement externe.
En plus de cela, optimiser vos forces en place vous offrent d’autres avantages non négligeables :
- Vous pouvez répondre aux envies de vos collaborateurs, les faire évoluer dans leur carrière au sein de votre société.
- Vous les fidélisez. Se sentant valorisés avec des perspectives d’évolution, les départs seront moins nombreux.
- Vous réduisez les coûts de recrutement
- Vous valorisez votre marque employeur
- Vous revalorisez votre fonction. Les RH ne se résument plus à recruter.
- Vous bénéficiez de l’expérience de vos collaborateurs pour de nouvelles missions. Vous gagnez donc du temps sur la période d’onboarding.
Tous ces avantages sont très importants lorsque l’on connait la tension qui règne sur le marché du travail à l’heure actuelle. En œuvrant sur la gestion de carrière, vous répondez à la fois à vos problématiques de recrutement, de fidélisation, mais aussi de marque employeur.
Les viviers et la CVthèque dans We Recruit.
Dans cet article, nous allons parler des viviers et de la CVthèque privée dont vous disposez sur We Recruit. Ils regroupent les profils que vous avez décidé d’y placer. Ces profils peuvent contenir de nombreuses informations comme :
- le CV,
- les réponses aux formulaires de candidature,
- la source de candidature,
- des rapports d’entretiens,
- Ou encore des commentaires et impressions laissées sur la fiche candidats.
Les fonctionnalités Viviers et CVthèque sont incluses dans le socle de base de votre abonnement We Recruit. En effet, il s’agit d’un outil indispensable pour tous les bons recruteurs.
À quoi peuvent vous servir ces données ?
Tout d’abord, pour l’analyse des candidatures, évidemment, toutes les parties prenantes du recrutement peuvent retrouver une candidature et l’intégralité des informations qu’elle contient. Cela vous facilite la communication interne et évite les erreurs liées à l’omission de certains détails. De plus, les données, conservées, permettent de comprendre l’efficacité de vos recrutements. Combien de postulants avez-vous reçus, étaient-ils de qualité ? D’où proviennent-ils ? Quels types de profils ont postulé chez vous ? Toutes ces questions trouveront leurs réponses dans les statiques ainsi que dans votre CVthèque We Recruit.
La CVthèque dans We Recruit :
La CVthèque répertorie toutes les fiches candidats de toutes vos offres, de votre sourcing et même des candidatures spontanées. C’est simple, si un profil rentre dans votre ATS, vous pouvez le retrouver ici.
Pour vous faciliter la navigation, des filtres vous permettent de faire apparaitre les profils recherchés.
L’affichage des fiches se fait sous forme de tableau, ainsi, vous pouvez très vite comparer les résultats et ouvrir seulement celles qui correspondent le plus. Un gain de temps non négligeable !
Les viviers dans We Recruit :
Très simplement, les viviers sont des catégories que vous déterminez afin de trier votre CVthèque.
L’organisation y est parfaitement libre pour les faire correspondre à vos besoins.
Les caractéristiques principales des viviers sur We Recruit :
- Il n’y a pas de limite au nombre de viviers que vous pouvez créer
- Vous choisissez les profils qui ont accès à chaque vivier
- Vous pouvez placer des candidats dans plusieurs viviers à la fois
- Un système de filtre vous permet d’effectuer des recherches de viviers dans votre compte
L’avantage numéro 1 est qu’il ne s’agit que de classification. Vous pouvez donc vous permettre de tester, de changer d’avis et de les faire vivre au rythme de votre entreprise sans que cela ait de conséquences sur vos statistiques ou encore sur le stockage des données.
Les fonctionnalités à maitriser pour la gestion des carrières
Connaissez-vous suffisamment bien toutes les fonctionnalités qui vous permettent d’optimiser votre usage des viviers ? En soi, les viviers sont simplement une méthode de classement. Mais, accompagnés des différentes options de We Recruit, ils prennent une tout autre dimension et deviennent un outil très puissant pour la gestion des carrières.
Les champs personnalisés :
On vous a pourtant prévenu que We Recruit est un logiciel personnalisable. Vous ne trouvez pas votre bonheur dans les critères de filtrage préparamétrés ? Vous avez besoin de plus de détails ? Dans ce cas, appropriez-vous les champs personnalisés.
Pour catégoriser les profils selon VOS besoins.
Exemple:
Pour repérer facilement vos employés dans la CVthèque, pensez à créer un champ “Salarié” avec une coche oui ou non. Ainsi, vous retrouvez en clic les personnes qui font partie de votre entreprise dans la CVthèque.
Ou bien, pour identifier celles et ceux qui détiennent un permis en particulier, sont ouverts à différentes amplitudes horaires, ont suivi une formation aux premiers secours, parlent une langue étrangère … on peut tout envisager !
Les tags :
Les tags sont une autre option qui vous permet d’annoter facilement les fiches dans votre CVthèque.
Grâce à eux, vous pouvez aisément effectuer une recherche et catégoriser les fiches selon votre propre charte.
Se présentant sous forme de liste, plus le nombre de tags possible sera grand, plus vous devrez être vigilants sur la nomenclature. C’est le meilleur conseil si vous ne voulez pas passer des heures à chercher le tag qui vous intéresse.
Les rapports d’entretiens :
Avec cette fonctionnalité, vous conservez une trace de vos interactions avec vos candidats. Mais, vous pouvez parfaitement la “détourner” pour vos échanges avec vos collaborateurs. Les managers peuvent eux-mêmes remplir ces rapports s’ils mènent les entretiens.
Une fois ces rapports remplis et enregistrés, vous retrouvez les profils qui correspondent à vos besoins au travers d’une recherche par mots clés. Vous détectez ceux avec les plus grandes attentes de changements, avec une compétence rare, une appétence pour un aspect de leur poste en particulier…
💡 Vous pouvez créer des modèles de rapports d’entretiens. Ainsi, même si ce n’est pas vous qui le menez, vous êtes assuré d’obtenir les informations dont vous avez besoin.
Les commentaires :
N’oubliez pas que vous pouvez déposer des commentaires sur les fiches. Cela vous offre la possibilité de travailler de manière asynchrone. Par exemple avec les managers. Il vous suffit de taguer la personne à qui vous souhaitez poser une question sur un profil pour que celle-ci soit notifiée et puisse vous répondre. Vous évitez donc des réunions inutiles et une sûre sollicitation des managers.
Les filtres de la CVthèque :
Toutes ces fonctionnalités que nous venons de citer ne seront efficaces que si vous maitrisez les filtres de la CVthèque. Les champs personnalisés, les rapports d’entretiens et les commentaires vous permettent de collecter des données. Pour les retrouver facilement, il faudra alors utiliser les filtres.
Ils se présentent en deux catégories :
- Les filtres “simples”
- Les filtres “avancés”
Leur usage dépendra du niveau de détails d’information que vous recherchiez. Tandis que les filtres simples vous permettent de trouver des fiches qui correspondent à un ou plusieurs critères à la fois, les filtres avancés eux peuvent être croisés. Cela signifie que vous pouvez les additionner (ET), les multiplier (OU) exclure (Excluant) certains critères.
Une bonne maitrise de ces filtres facilitera grandement vos recherches de profils.
S’organiser
Nous avons passé en revue les différentes fonctionnalités qui vont vous aider à optimiser vos viviers ainsi que votre CVthèque. Maintenant que nous disposons des informations, il faut les organiser.
Si vous ne savez pas comment organiser vos viviers de salariés, voici 4 tips pour commencer :
💡 Respecter l’organisation interne de votre entreprise.
Pour commencer, la meilleure chose à faire est de vous baser sur la structure de votre entreprise. Ainsi la classification sera naturelle. Les nuances en fonction des compétences et des appétences se feront dans un second temps, avec les tags et rapports d’entretiens, comme nous avons pu l’évoquer précédemment.
Ainsi, vous saurez où placer les différents membres de votre entreprise. Et, donc, où les retrouver en cas de besoins ?
💡 N’hésitez pas non plus à créer un vivier avec vos anciens collaborateurs (tout en veillant au respect des normes RGPD).
💡 Se tenir informé des projets et de la direction prise pour l’entreprise.
Pour vous organiser parfaitement, il est aussi important de connaitre les prochaines actions que vous allez devoir mettre en place en termes de gestion de carrière de vos collaborateurs. Pour ce fait, la direction doit vous donner des projections et des objectifs à moyen et long terme. Ainsi vous pourrez préparer les changements à venir.
💡 “Mes équipes sont arrivées avant le déploiement de We Recruit”
Il vous suffit de créer de nouvelles fiches candidats avec les données de vos collaborateurs.
Mener des actions depuis les viviers et la CVthèque
Les actions groupées :
La magie des viviers, c’est aussi de pouvoir appliquer une action à plusieurs profils en même temps. L’envoi d’une communication, l’ajout à une offre ou encore l’impression des CV se fait alors en trois clics.
En regroupant les profils de vos collaborateurs par métier, appétence, ou compétences, vous pouvez diriger des actions sur le long terme, apporter le même niveau d’information à tous les collègues concernés ou encore lancer une campagne de recrutement en interne.
Voyons désormais un exemple très concret d’action via les viviers.
Les viviers éphémères :
On l’a vu, vos viviers n’ont pas d’impact sur les données de l’ATS. Alors, tout est permis. Avez-vous pensé à créer des viviers éphémères ? Pour quoi faire ? Et bien imaginons un cas concret : Vous souhaitez proposer à plusieurs de vos salariés une évolution interne.
- La première étape sera dans ce cas d’identifier les personnes correspondant à ce poste. Créez un vivier des personnes pressenties. Si vous travaillez en équipe, n’oubliez pas de donner les accès aux viviers aux autres. Ainsi chacun pourra ajouter de façon autonome les fiches des profils idéaux et vous éviter les doublons.
- La deuxième étape sera de présenter ce poste aux personnes identifiées. Pour cela, c’est simple, vous pouvez rédiger un mail de renseignement avec toutes les informations sur le poste que vous proposez. Puis, il vous suffit de l’envoyer aux profils du vivier.
- La troisième étape est d’ajouter dans le processus de recrutement celles et ceux qui se seront montrés intéressés par ce poste. Elle là aussi quelques clics vous suffiront grâce à la sélection multiple, vous pourrez les greffer simultanément à l’offre. Et, ainsi, les faire rentrer dans le processus de recrutement.
Détecter les besoins d’évolution
- Identifier les besoins :
N’oubliez pas que l’un des avantages principaux de la gestion des carrières est de permettre à vos collaborateurs d’évoluer. Pour cela, vous devez combiner deux choses : les besoins de l’entreprise et les aspirations de vos collaborateurs.
Pour réussir à trouver le match parfait, la première étape est donc de vous rapprocher de la direction afin de connaitre les projets à venir. Lors de vos échanges, il sera indispensable de lister les métiers et les compétences dont vous aurez besoin pour les mener à bien.
Ensuite, c’est vers vos salariés que vous devez vous tourner afin de les sonder. Comment se situe-t-il dans leur travail ? Sont-ils satisfaits ? Ont-ils des envies ? Des besoins en formation ? Y a-t-il des impératifs personnels à venir ?
Ce sont toutes ces questions et bien d’autres qui vous permettront de comprendre leurs projets et leurs compétences.
- Remplir la matrice des compétences grâce aux champs personnalisés :
Connaissez-vous le merveilleux outil que représente la matrice des compétences ?
Concrètement, la matrice des compétences vous permet de visualiser les compétences en place tout en les mettant en perspectives avec les besoins de l’entreprise.
À l’échelle d’un collaborateur, ou bien d’une équipe, vous pouvez répertorier le niveau de compétences de vos collaborateurs, ainsi que leur intérêt pour cet aspect de leur métier.
L’évaluation des compétences techniques peut se faire aisément au travers de tests ou bien d’évaluation continue de la part du manager.
En ce qui concerne les softskills, il existe des tests très complets (Assessfirst, We Suggest). Il est aussi envisageable de se tourner vers des évaluations des différentes parties prenantes si vous ne disposez pas de tests (auto-évaluation, avis du manager et avis des collaborateurs).
De plus, concernant l’évaluation de l’intérêt du collaborateur pour une compétence, ne faites pas de suppositions. Posez la question directement lors d’un entretien.
À partir de l’analyse de vos besoins, créez des champs personnalisés ou des tags avec les expertises les plus importantes de vos métiers phares. Ils permettront de la remplir très simplement.
Vous aurez ainsi toutes les informations sous les yeux et la capacité de développer parfaitement la carrière de vos collaborateurs.
Avec la bonne organisation et un suivi rigoureux de vos collaborateurs, vous deviendrez un véritable allié de leur évolution professionnelle. Vous disposez déjà d’un grand nombre d’informations, prenez le temps de les classer, de repérer celles qui sont importantes dans votre situation et d’analyser vos besoins. En entrant dans cette démarche, vous avancerez progressivement et durablement vers vos objectifs de fidélisation des collaborateurs.
