Les recrutements, c’est souvent l’affaire de l’équipe RH. C’est vrai, le plus souvent, ils réalisent la plus grande partie du processus. Cependant, le recrutement se fait toujours pour une équipe. Et, même si les RH sont des super héros aux multiples pouvoirs, ils n’ont pas pour autant le don de maitriser tous les métiers d’une entreprise, ni d’en connaitre chaque membre en détail. Pour cela, vous pouvez parfois être épaulés par d’autres membres de l’entreprise et notamment les managers d’équipes.
Pourquoi faire appel aux managers ?
Bonne question qui a pourtant une réponse très simple : ils savent parfaitement ce dont ils auront besoin dans leur équipe.
Tant d’un point de vue des compétences techniques (hard skills) que des savoir-faire annexes et de la personnalité (soft skills).
Votre objectif de recruteur n’est pas uniquement de trouver une personne pour remplir les missions confiées. Vous devez sélectionner (et convaincre de vous rejoindre) la personne qui s’assimilera à l’équipe. Et, on l’a évoqué en introduction, vous ne pouvez humainement pas tout savoir des besoins de ces équipes. C’est donc ici que le manager pourra vous accompagner à différentes étapes du processus de recrutement.
De plus, vous pouvez faire d’une pierre deux coups. En intégrant vos managers aux processus de recrutement, vous récoltez leurs connaissances et vous les valorisez. En étant consultés et écoutés, ils se sentiront plus engagés dans l’évolution de leurs équipes et de l’entreprise. Un bon moyen d’agir sur leur fidélisation. Au contraire, si vous recrutez pour leurs équipes sans les consulter, vous pourriez leur donner l’impression que leur avis ne compte pas et de ce fait les froisser.
Mais, les managers ne sont pas tous formés au recrutement ni à vos outils. Cela peut vite devenir très compliqué de les intégrer convenablement.
Avant la diffusion de l’offre
Pour un recrutement en interne ou externe, les étapes sont les mêmes, il faut définir son besoin et cibler son offre. Pas de secret, il faut en passer par là si l’on souhaite un recrutement efficace.
À cette étape, le manager apporte une véritable valeur ajoutée. Prenez le temps de discuter avec eux. Ils sauront avec précision vous décrire :
- Les missions
- Son mode de management
- Ses attentes vis-à-vis du futur collaborateur
- Ses projets à moyen et long terme
- Les soft skills attendues
Votre rôle sera alors de poser toutes les questions nécessaires pour obtenir ces informations. Vous devrez également vous assurer de la faisabilité du recrutement et de son adéquation avec la politique générale de l’entreprise.
La réception des premiers CV, l’intégration sur We Recruit
Votre offre est publiée et vous recevez vos premiers CV. C’est une excellente nouvelle à partager avec le manager. Ayant un pouvoir de décision ou du moins de conseils, il doit avoir accès aux informations lui permettant de choisir le bon profil.
Pour lui fournir ces données, vous devez lui ouvrir un compte sur We Recruit.
Cette ouverture se fait très simplement :
- Rendez dans les paramètres de votre offre.
- Sur la colonne de gauche, ouvrez ”Votre équipe“
- L’inviter à rejoindre l’offre
Option 1 : Il/elle ne possède pas de compte We Recruit. Il faudra alors lui envoyer une invitation à créer un compte.
Option 2 : Il/elle possède déjà un compte. Il vous suffit alors de cliquer sur « Ajouter ». Un mail de notification est envoyé automatique afin de lui indiquer qu’il/elle a été ajouté. e à cette offre.
Le manager a désormais accès à l’offre et uniquement à celle-ci. Pas de crainte de confusion avec les autres offres en cours.
Communiquer pendant le processus de recrutement.
Une fois le manager est impliqué dans le processus de recrutement, il est très important de s’assurer de la bonne circulation des informations. La communication des avancées des différents candidats est indispensable au bon déroulement du recrutement. Chaque changement doit être perceptible par le manager pour conserver son implication, mais également lui donner tous les éléments nécessaires à la prise de décision.
Il sera alors crucial de consigner chaque fait marquant dans votre ATS afin de rendre l’information visible pour toutes les personnes concernées.
Utilisez les rapports d’entretiens
Même sans l’intervention d’un manger dans le processus de recrutement, les rapports sont le meilleur moyen de conserver une trace de vos échanges avec les candidats. Selon la nature de l’entretien, le manager peut ne pas avoir besoin d’être présent.
Dans ce cas, vous pourrez le taguer dans le rapport de l’entretien afin qu’il soit informé de son existence et puisse en prendre connaissance. Il est aussi envisageable d’attirer son attention sur un point en particulier dans le rapport grâce aux tags.
Pour taguer ou mentionner une personne en commentaire, ajoutez un @ devant son nom. La liste des membres de votre équipe s’affichera automatiquement et vous n’aurez plus qu’à sélectionner la bonne personne.
Les motifs de refus
En fonction du niveau de responsabilité dans le processus, le manager va parfois choisir le futur collaborateur. Cela implique de facto le refus d’autres candidats. Il est donc nécessaire si tel est le cas de les informer de vos procédures de réponse aux postulants. Veillez à ce que vos modèles de mails soient bien prêts et adaptés aux situations les plus courantes. N’hésitez pas à lui transmettre aussi la trame de nomenclature de vos modèles si vous en avez établi une.
Pour approfondir le sujet, voici l’article sur les motifs de refus.
La gestion des notifications du manager
En paramétrant correctement les notifications par mail, le manager sera prévu des modifications qui lui importent.
En fonction de l’importance de son rôle dans le recrutement, il/elle pourra décider de ses notifications par mail :
Par exemple, s’il n’intervient que suite à un premier échange téléphonique entre vous et le candidat, celui-ci n’a pas besoin de recevoir une notification à l’arrivée d’une nouvelle candidature.
Vous devrez accorder une attention toute particulière au paramétrage des notifications des commentaires. Lorsqu’elles sont activées, la personne reçoit un mail dès qu’un commentaire est ajouté sur une candidature de l’offre à laquelle il/elle a accès.
N.B. Si les notifications sont désactivées alors, il/elle ne reçoit rien mis à part les commentaires où il/elle est tagué.e. Le bon réflexe est alors de taguer systématiquement le manager lorsqu’une information peut le concerner.
De même, concernant les différents résumés (quotidiens, hebdomadaires et mensuels), ceux-ci offrent une vue macro des différents recrutements en cours (de leur succès et de leur stade d’avancement). Les managers ont rarement besoin de ces informations.
Pour les notifications de vidéos différées, là aussi, cela dépendra du champ d’intervention du manager.
Enfin, pour les notifications de Pôle emploi, à moins qu’il/elle ne gère la rédaction de l’offre, celle-ci ne le concernera pas.
Il est très important de bien paramétrer les notifications pour s’assurer du bon niveau d’information de vos managers. Ce réglage se fait sur leur compte et par eux-mêmes. Il faudra donc leur donner les informations nécessaires à ce bon paramétrage.
Les activités
Vous devez sensibiliser les managers à l’usage des “activités” sur We Recruit. L’un des avantages de votre ATS est de conserver une trace de chaque action. Mais également d’obtenir des statistiques sur lesquelles vous vous baserez pour améliorer vos pratiques. Tout doit de ce fait y être consigné.
Sensibilisation à l’importance de la marque employeur
Une fois en relation directe avec les candidats, les managers représentent votre entreprise et font partie intégrante de votre marque employeur. Dans le cadre du recrutement, leurs actions n’ont plus d’impact uniquement sur les membres de votre entreprise, mais aussi sur des personnes extérieures. Et, on le sait désormais, une bonne marque employeur est un indispensable pour recruter. Veillez en conséquence à leur fournir les procédures de communication mises en place pour les candidats.
Ils doivent respecter les délais de réponse que vous vous êtes fixés. Le ton employé est, lui aussi, très important.
Voyons comment accompagner vos managers dans la prise en main de We Recruit.
Les “former” à l’usage de We Recruit.
Comme nous venons de le voir, il est important de veiller à la maitrise de l’outil par les managers (du moins les fonctionnalités auxquelles ils ont accès). Cela permettra une utilisation complète et avec une vraie valeur ajoutée.
Pour cela, voici quelques conseils et astuces pour préparer l’arrivée d’un manager sur We Recruit dans le cas d’un premier usage de We Recruit :
- Vous assurez qu’il/elle est bien au courant du projet d’embauche. Lui communiquer toutes les informations relatives à l’offre d’emploi, au délai de recrutement, au budget, etc.
- Le prévenir de sa future sollicitation à rejoindre le logiciel. Selon vos processus, cela peut se faire de manière plus ou moins formelle. L’idée est de préparer le terrain avant l’arrivée du mail d’invitation. Ainsi lors de sa réception, il/elle saura exactement de ce dont il s’agit
- Lui transmettre la vidéo de présentation de la plateforme au travers du profil manager.
- Élaborer un mail récapitulatif des bonnes pratiques d’usage du logiciel. Reprenez les points importants sur le fonctionnement des tags, les motifs de refus, les activités, mais aussi les critères de qualités fixés.
- Prévoir un créneau rapide de 15/30 minutes de formation et d’accompagnement (surtout en cas de recrutement régulier ou d’un recrutement complexe).
💡 L’astuce pour une gestion plus simple : créez un modèle de questionnaire par type d’offre. Vous n’aurez plus qu’à les lier à votre chatbot lorsqu’elles sont ouvertes.
