Lorsque aucune offre ne leur correspond, les talents peuvent déposer une candidature spontanée. Un moyen simple et efficace pour eux de vous démontrer leur envie de travailler pour vous. Ces candidatures-là font déjà preuve d’esprit d’initiative et de motivation. Il serait donc dommage de les laisser filer.
Malheureusement, une fois reçues, cela peut devenir un vrai casse-tête de les étudier. Le risque est de se retrouver avec une “offre fourre-tout” dans laquelle se mélangent des développeurs et des comptables… En fonction de votre organisation interne, le traitement des candidatures peut aussi être segmenté selon les pôles, tout le monde n’est pas nécessairement concerné.
De plus, sur un marché de l’emploi ultra-tendu, vous devez faire la différence grâce à votre traitement des candidatures spontanées. Et, comme dans chacune de vos actions de marketing RH, le premier point à travailler, c’est la relation.
Entre qualification des candidatures, répartition des tâches, gestion de la relation avec les candidats, il n’est vraiment pas si simple de s’y retrouver. Alors, comment organiser tout ça ?
Voyons ensemble quelques petits “tips” à mettre en place dès aujourd’hui qui vous faciliteront grandement la vie.
Une communication claire avec les candidats
Soyons 100 % honnêtes, les candidatures spontanées sont rarement placées parmi les priorités d’une entreprise. Et c’est normal, on va chercher avant tout à répondre à un besoin immédiat et bien identifié. Mais, si l’on pense à moyen long terme, ce sont possiblement ces candidatures qui vous permettront de répondre à votre besoin immédiat. Pour cela, vous devez vous garantir un bon rapport avec ces candidats.
La communication avec eux doit être assez bonne pour que vous puissiez revenir vers eux au moment où le besoin se fera sentir. Pour cela, vous devez travailler votre communication comme celle amorcée avec les candidats des offres ouvertes.
Soyez transparent : la base d’une bonne relation, c’est l’honnêteté. L’idée est de fournir suffisamment d’information à vos candidats afin de :
rassurer sur la bonne réception de leur candidature ;
les informer sur les délais de traitement de leur candidature, et donc de réception d’une réponse ;
leur donner le délai de conservation de leur profil dans vos viviers.
Très souvent les candidatures spontanées sont envoyées un peu comme des bouteilles à la mer. On espère obtenir une réponse un jour. Sans grande conviction. Vous pouvez éviter ce sentiment en prévenant dès la candidature de la suite des événements.
Pour dispenser ces renseignements, plusieurs options s’offrent à vous :
La création d’une page sur votre site carrière :
Il n’y a pas de limite au nombre de pages sur votre site carrière. Alors, ne vous privez pas de cette opportunité de fournir les bonnes indications à vos visiteurs.
Voici un exemple d’une page dédiée aux candidatures spontanées.
🛠️ Mise en pratique : un tutoriel pour créer une page sur votre site carrière.
Le mail de réponse automatique aux candidatures spontanées.
Il est important de préparer un mail de réponse complet, reprenant les informations rassurantes évoquées plus haut. En effet, ce message représente une preuve écrite de la prise en compte de la candidature.
Pour le bien de votre marque employeur, évitez absolument les phrases du type : “Sans réponse de notre part sous 3 semaines, considérez que votre candidature n’a pas été retenue… ”.
Exemple d’un mail d’accusé de réception :
Bonjour [Prénom],
Nous vous remercions pour votre candidature spontanée. Nous sommes flattés de savoir que vous vous projetez chez nous. Votre candidature sera étudiée tout prochainement.
Si elle correspond à un besoin actuel, nous vous recontacterons tout de suite pour en échanger. Dans le cas où aucun besoin ne correspondrait à votre profil, nous nous permettrons de conserver votre candidature dans notre vivier.
Peu importe le cas de figure, vous serez contactés afin d’être informés de la suite des événements.
Si vous ne souhaitez pas être intégré à notre vivier, il vous suffit de nous l’indiquer en réponse de ce mail. Enfin, n’hésitez pas à consulter régulièrement nos offres ouvertes sur notre site carrière.
À très bientôt !
🛠️ Mise en pratique : un tutoriel “personnaliser le mail d’accusé de réception de la candidature spontanée”.
L’idéale, vous vous en doutez, c’est de faire les deux, ainsi, vous informez en amont et vous confirmez ensuite. Dans ce cas, les candidats ne se posent plus de questions et sont rassurés.
La gestion des candidatures spontanées avec We Recruit
Par définition, les candidatures spontanées ne rentrent dans aucune des offres ouvertes et sont susceptibles d’être affectées à tous les services de votre entreprise. Alors, comment vous y retrouver ? Sur les offres classiques, rien de plus simple, les personnes concernées ont les accès dont elles ont besoin et peuvent elles-mêmes traiter les candidatures.
La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez traiter ces candidatures tout aussi simplement tout en restant dans votre plateforme We Recruit.
La modification du processus de recrutement
N.B. Le processus de recrutement, comme nous l’entendons dans cet article, ce sont les différentes étapes que vous avez configurées entre le dépôt du CV et l’embauche ou le rejet de la candidature.
Il est vrai que si vous conservez le processus de traitement des candidatures spontanées paramétré par défaut (à moins d’être seul à les traiter), vous avez de bonnes chances de créer de la confusion et le chaos dans vos équipes. Bon d’accord, j’exagère un peu, mais pas tant que ça. En effet, il reprend les étapes classiques d’une offre d’emploi qui consiste principalement au suivi des interactions avec les candidats (entretiens, préqualifications, refus, embauche…).
Chaque société possède une organisation différente. Vous avez donc la possibilité d’adapter l’outil à votre propre organisation interne. Construisez alors le processus de recrutement de votre formulaire en fonction de cette organisation justement.
Voici un exemple d’un processus de recrutement détourné dans l’application idéale pour une petite/moyenne structure :
Dans cet exemple, il vous suffit de répartir les candidatures par pôle d’activités dans l’entreprise.
Mise en pratique : un tutoriel pour personnaliser le processus des candidatures spontanées.
Pour optimiser la gestion des candidatures spontanées, nous avons invité les managers de différents pôles sur l’offre “Candidature spontanée” puis désactivé les notifications de nouvelles candidatures pour l’offre.
Ainsi, seule une personne au profil administrateur recevra les notifications de nouvelles candidatures spontanées. Pour repartir ensuite, les profils au bon manager, vous n’avez plus qu’à le déplacer dans l’étape correspondant au bon pôle et à taguer en commentaire le manager ! :tada:
Mise en pratique : inviter des collègues à consulter les candidatures spontanées.
Cette méthode est parfaitement adaptée aux entreprises de petite / moyenne taille dans lesquels vous disposez d’une proximité suffisante avec les manager pour vous assurer que le paramétrage de leur compte est bon.
Vous avez trop de profils manager à vérifier ? Pas le temps de la faire ? Il existe une autre option.
Le traitement des candidatures grâce aux viviers
Cette approche vous demandera un peu plus de structurations en amont, mais vous permettra de traiter un plus grand volume de candidature avec plus d’intervenants.
L’idée principale est de répartir les candidatures en deux grandes catégories :
Les candidatures placées en vivier
Les candidatures ajoutées à une offre
Ici, seules les personnes ajoutées à l’offre seront notifiées des nouvelles candidatures. Une fois notifié, un premier tri sera effectué. Voici les différents cas de figure possibles :
La candidature ne correspond pas du tout :
Vous recevez une de ces candidatures “exotique” n’ayant aucun rapport possible avec votre entreprise. Vous savez que vous ne pourrez jamais rien proposer à cette personne. Dans ce cas, il vous suffit de refuser la candidature. Le candidat sera ainsi notifié par mail de votre refus. N’oubliez pas de personnaliser la réponse afin d’en expliquer les raisons (on pense à sa marque employeur :D)
La candidature ne correspond pas à un besoin :
Le candidat pourrait correspondre, mais vous n’avez pas vraiment de besoin identifié pour le moment, ou, vous souhaitez soumettre ce profil à l’un de vos collaborateurs. Vous allez alors le placer dans un vivier (par métier par exemple). Il ne reste plus qu’à identifier le manager concerné pour l’inviter à étudier la candidature.
Une fois dans le bon vivier, il vous sera d’autant plus facile de recontacter les bonnes personnes au moment où un poste sera ouvert. En un seul clic, vous pourrez leur envoyer un mail ou bien même les basculer sur une offre d’emploi.
Mise en pratique : un tutoriel pour inviter des collègues sur un vivier.
La candidature correspond à un besoin immédiat :
Vous avez un poste qui correspondrait potentiellement ou très prochainement du moins. Dans ce cas, basculez-le vers une autre offre.
L’offre existe :
Contactez le candidat afin de lui proposer l’offre. En attendant sa réponse, glissez-le dans le tunnel de sourcing pour un suivi efficace des étapes à venir. Et après ? Vous savez quoi faire 😀
Mise en pratique : voici comment ajouter ce candidat dans le tunnel de sourcing d’une offre.
L’offre n’existe pas encore :
Si vous le souhaitez, vous pouvez contacter le candidat pour lui proposer l’offre en exclusivité ! Vous pourrez toujours le classer dans le vivier approprié en attendant sa réponse. Une fois la réponse obtenue, s’il est intéressé, vous n’aurez plus qu’à dupliquer sa candidature dans l’offre nouvellement créée depuis le vivier.
Dans le cas où vous préféreriez attendre que l’offre soit créée, vous placez la candidature dans vos viviers. Pour ne pas oublier de le contacter, vous pouvez vous attribuer une tâche depuis sa fiche afin de penser à le contacter après la création de l’offre. Puis, suivez le processus décrit juste au-dessus.
Les candidatures spontanées, c’est aussi l’incroyable hétérogénéité des profils. Il est difficile de “contrôler” les candidatures reçues. Une candidature exotique, du spam, tout ceci est parfois bien désespérant. Pensez à travailler votre formulaire de candidature spontanée, et ainsi agir sur la qualité des candidatures reçues.
Rendre un maximum de champs obligatoires
Dans le cas d’une offre d’emploi, nous aurions plutôt tendance à vous conseiller de simplifier au maximum la candidature en laissant certains champs optionnels. Avec les candidatures spontanées, le candidat vient à vous. Vous pouvez par conséquent vous permettre d’être plus exigeant ! Profitez-en, en demandant aux candidats de bien remplir chaque champ. Ainsi, les moins motivés renonceront vite.
Commencez à qualifier la candidature dès le formulaire
En demandant plus de détails sur la candidature dès le formulaire, vous agissez sur deux points : la qualité et le tri des candidatures. Comment ? Par exemple, en demandant simplement quel pôle de votre entreprise est concerné par la candidature. Cela vous permet de vérifier la cohérence de la candidature, mais également ensuite de la trier plus facilement dans vos viviers et/ou dans votre processus modifié.
Pour aller encore plus loin, paramétrer une question en choisissant l’option “Questions à Choix Multiples (tags automatiques) “.
Ainsi, le choix validé apparaîtra automatiquement en tag sur la fiche du candidat. Un moyen efficace de retrouver des compétences particulières dans vos viviers.
Exemple de question avec tag automatique :
Ajoutez une question filtre
Une simple question originale que l’on ne retrouve pas dans les autres formulaires de candidature. Vous rendez la réponse obligatoire et ainsi, vous ne recevrez que des candidatures réellement motivées ayant bien lu votre formulaire.
Exemple de question filtre :
🛠️ Mise en pratique : le tutoriel pour modifier le formulaire de la candidature spontanée.
Vous voilà équipés pour affronter un déluge de candidatures spontanées tout en chouchoutant votre marque employeur.
Une bonne communication avec les candidats + un filtre efficace + une bonne organisation en interne = des viviers alimentés et qualifiés !
