L’amour des chiffres, ce n’est pas inné pour tout le monde. Mais, pour les plus réticents, voici un article qui devrait vous faire changer d’avis.
La fonction de recruteur vous amène à analyser, comparer, écouter, anticiper, bref, vous êtes multifonction. Beaucoup d’aspects de votre métier se fondent sur des échanges, des impressions, des expériences…
Vous êtes donc des experts de l’appréciation qualitative. Mais, qu’en est-il du quantitatif ? Sans le savoir, vous possédez une source d’information valant de l’or. Le meilleur moyen d’évaluer concrètement et objectivement vos actions, de savoir si vous arrivez à atteindre vos objectifs (SMART of course). Alors, il est grand temps de se pencher sur ces données et d’en tirer le maximum.
C’est parti pour un tour d’horizon des KPI indispensables aux meilleurs recruteurs !
Définition de KPI
Il semble intéressant de reprendre la définition juste des KPI avant de vous présenter la liste des plus importants pour les recruteurs. KPI est un acronyme anglais signifiant :” Key Performance Indicator”, soit les indicateurs clefs de performance. Ils correspondent à des ambitions fixées par l’entreprise.
Attention, ne confondez pas KPI et metrics. Les metrics sont des données brutes faisant un simple décompte. Les metrics deviennent des KPI lorsqu’elles sont liées à un objectif et/ou un contexte.
Comparaison entre metric et KPI :
| Metric | KPI |
|---|---|
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Nombre de clics sur une offre |
Taux de clic d’une offre |
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Décompte du nombre de clics |
(Nombre de clics sur une offre / nombre de visiteurs du site carrière) * 100 |
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La metric ne nous apporte aucun détail sur le contexte et ne permet pas de mise en perspective de l’information. |
Ici, on peut mettre en perspective le nombre de clics sur l’offre par rapport au nombre de visiteurs sur le site carrière. Vous pouvez ainsi déterminer si cette offre attire l’attention. On peut aussi comparer de manière objective les différentes offres publiées sur votre site carrière. L’analyse des données peut être faite sur différentes périodes, ou bien sur divers supports de diffusion de l’offre. |
Analyser son recrutement
Une tendance de fond amène le recrutement à s’inspirer des méthodes de ventes. Il n’est donc pas surprenant de voir apparaitre les méthodes marketing et commerciales dans ce processus. Pour analyser votre travail de recruteur, vous devez identifier les différents points d’étapes déterminants. Il existe un tunnel de conversion des clients et désormais les candidats ont le droit à leur tunnel de conversion.
Bien entendu, chaque entreprise peut décider de son propre tunnel de conversion, mais les grandes étapes décrites dans cette infographie sont des incontournables. Pour analyser votre processus, vous devez faire le point sur chacune de ces étapes. C’est dans ce cadre que les KPI auront une véritable valeur ajoutée.
Les KPI du recrutement
Analyse de la notoriété
La notoriété de votre entreprise, c’est sa renommée publique. Dans votre recrutement, elle a un rôle important. Plus une entreprise à une notoriété forte, plus elle aura une audience conséquente pour diffuser ses offres d’emploi. En tant que recruteur, ce n’est pas nécessairement à vous de veiller à cette notoriété de manière générale. Mais, c’est à vous de garder un œil attentif sur votre marketing RH et votre marque employeur.
Nombre de nouveaux visiteurs sur votre site carrière
Nombre d’abonnés sur votre page entreprise sur les réseaux sociaux
Nombre de requêtes de votre marque sur les moteurs de recherche
Les KPI à suivre :
Taux de recherche organique :
Parmi vos canaux d’acquisition de trafic sur votre site carrière, la recherche organique correspond aux personnes ayant tapé des mots clefs pour arriver sur votre site carrière. Ils arrivent donc “naturellement” jusqu’à vous. C’est un bon indicateur de la qualité de votre référencement, mais également de votre notoriété s’ils recherchent directement le nom de votre entreprise.
(Organic search / nombre total de visites) * 100
Outil : Google Analytics, Acquisition, Acquisition de trafic
💡 Pour en savoir plus sur l’installation de Google Analytics, consultez ces articles :
Taux de visiteurs par source de trafic sur votre site carrière :
Vous pouvez par ailleurs comparer les recherches organiques avec les autres canaux d’acquisition. C’est l’indicateur idéal pour repérer les actions marketing et de communication qui vous ont apporté le plus de visites.
Outil : Google Analytics, onglet Acquisition de trafic (voir capture : Taux de recherche organique)
Taux d’engagement sur vos posts sur les réseaux sociaux :
Le taux d’engagement vous offre plus de détails sur l’implication de votre communauté en ligne. Vous pourrez déterminer si vous possédez une audience passive ou engagée avec votre contenu. L’engagement est l’un de critère les plus importants pour votre visibilité sur les réseaux sociaux. Il donnera une indication à l’algorithme sur la qualité de votre contenu. À vous de déterminer le calcul le plus pertinent en fonction de votre nombre de publications.
(Nombre total d'engagements par jour (ou par post) / Nombre total d'abonnés) * 100
Outil : Les statistiques de vos pages entreprises
Analyse de l’attrait
L’attrait, c’est logiquement l’étape suivant la notoriété. On vous connait, mais est-ce que l’on vous “aime” ? Il est important de veiller à votre bonne image de marque auprès des talents. Serez-vous en mesure de leur donner envie de vous rejoindre à l’avenir ? Démontre-t-il un intérêt ou une curiosité pour votre entreprise ?
Les metrics à surveiller :
Abonnement à votre newsletter
Nombre de visiteurs connus sur votre site carrière
Les KPI à suivre :
Taux de fidélisation de vos visiteurs :
Ce taux est le reflet du nombre de visiteurs revenant sur votre site. C’est un très bon indicateur de l’intérêt provoqué votre marque employeur. Il est calculé automatiquement par vos services de tracking. Cette analyse est faite grâce aux adresses IP de vos visiteurs.
Attention, si une personne change d’IP, elle sera considérée comme un nouveau visiteur. Cet indicateur n’est donc jamais réellement exact.
Outil : Google Analytics, page Accueil
Moyenne des durées des sessions sur votre site carrière :
Cette durée vous informe sur l’intérêt des visiteurs pour la teneur de vos pages. Il est donc un indicateur clef de la qualité de votre contenu. Plus la durée sera importante, plus votre contenu sera lu et plaira.
Outil : Google Analytics, Engagement, Vue d’ensemble de l’engagement
Taux d’engagement de vos pages d’offre :
Le taux d’engagement, c’est le pourcentage des personnes ayant effectué une action sur votre page. Autrement dit qui ont lu, scrollé, ou réalisé une action sur votre page web. Il est très important à analyser, car il vous permet de savoir si le contenu de votre site intéresse véritablement les internautes.
Il est possible de détailler l’engagement par type d’action pour une étude plus précise.
(Défilements de page par des utilisateurs uniques (ou autre action) / nombre d'utilisateurs)*100
Outil : Google Analytics, onglet Engagement, Pages et écrans
Taux de clics sur vos offres :
Ce taux vous permettra de définir les offres qui intéressent le plus vos visiteurs. Vous pourrez ainsi détecter si certaines sont “à la traine” et ne génèrent pas suffisamment de visites.
Vous pourrez donc comparer les différentes offres diffusées simultanément sur votre site, mais aussi les résultats sur diverses périodes pour des offres similaires.
(Nombre vues de la page offre/ nombre de vues de la page "nos offres" )*100
Outil : Google Analytics, onglet Engagement, Pages et écrans (voir colonne “Utilisateurs” dans la capture : Taux d’engagement de vos pages d’offres)
Analyse de l’action / candidatures
Une fois que les talents vous connaissent et vous aiment bien, arrivez-vous à les convaincre de vous rejoindre ? À leur donner réellement envie de s’investir dans un processus de recrutement pour décrocher un emploi chez vous ? Ce moment du passage à l’action est crucial, vous devez pouvoir détecter vos points faibles empêchant les talents de déposer leur candidature.
Les metrics à surveiller :
Nombre de candidatures
Nombre de candidatures spontanées
Les KPI à suivre :
Taux de candidatures sur votre site carrière :
C’est le pourcentage des personnes visitant la page d’une offre et déposent une candidature. C’est l’indicateur principal de l’efficacité de vos offres sur votre site carrière. Il vous faudra recouper les données de Google Analytics avec celles de We Recruit.
(Nombre de candidatures déposées sur votre site carrière / nombre de visites de la page de l'offre d'emploi) * 100
Outil : Google Analytics, onglet Engagement, Pages et écrans (colonne “Utilisateurs”) + les statistiques We Recruit
Taux de candidature par offre :
C’est le pourcentage des personnes déposant une candidature sur votre offre en particulier. Il vous permet donc d’évaluer l’attrait qu’ont les visiteurs pour cette offre. C’est un moyen de comparer le succès de chacune de vos offres.
(Nombre de candidatures de l'offre / Nombre total de candidatures) * 100
Outil : Les statistiques We Recruit, Candidats, Filtres : “Titre de l’offre”
Taux de candidatures par source de trafic
Ce comparatif vous indiquera très simplement les canaux d’acquisition générant le plus de candidatures.
Outil : Les statistiques de We Recruit, Candidats, Sources des candidatures
Temps moyen de lecture des offres par candidat
En observant le temps moyen passé par les visiteurs sur vos pages d’offre d’emploi, vous pourrez définir si celles-ci ne sont pas soit trop longues, soit trop brèves. La taille de l’annonce peut être un frein à la candidature. Une offre trop courte ne permettra pas de se rassurer et de se projeter dans le poste. Une offre sans fin, elle pourrait décourager les talents à candidater chez vous.
Outil : Google Analytics, onglet Engagement, Pages et écrans, Colonne “Durée d’engagement moyenne”
Analyse de la phase d’embauche
En analysant la phase d’embauche, on aborde en réalité la totalité du processus de recrutement. Tout ce qui va se passer entre le dépôt de la candidature et la signature du contrat. Ici, on va se concentrer sur de nombreux points, car il s’agit du cœur de votre métier de recruteurs. Les aspects analysés seront donc l’expérience candidat, la qualité des candidatures, mais également la gestion et l’application de ce processus par vos équipes.
Les metrics à surveiller :
Nombre de candidats par offre
Nombre d’entretiens de préqualification par offre
Nombre d’entretiens physiques par offre
Nombre de candidats présents en entretien physique
Nombre de candidats ayant rempli les tests
Nombre de candidats acceptés (pour chaque étape de votre processus)
Nombre de candidats refusés (pour chaque étape de votre processus)
… comptabiliser tous les candidats à chaque étape du processus de recrutement
Les KPI à suivre :
Taux de candidature qualifiées (ayant été appelés pour une préqualification) :
Cela vous donnera une bonne idée de la qualité des candidatures récoltée. Plus ce taux sera élevé, plus cela signifie que vous recevez des candidatures valant la peine d’être approfondies.
(Nombre d'entretiens de préqualification /nombre total de candidatures)*100
Outil : Les statistiques We Recruit, Activités, Détail des activités par utilisateur, Total “Préqualification”) + Candidats, “Candidatures”
Taux de candidats ayant passé chaque étape du processus de recrutement
C’est le meilleur moyen d’analyser les différentes étapes de votre processus de recrutement et d’identifier des points de blocages trop importants. Vous serez, par exemple, en mesure de détecter si un de vos entretiens est trop facile, et donc ne permet pas d’éliminer suffisamment de candidats.
(Nombre de candidats à l'étape n / Nombre de candidats à l'étape n-1)*100
Outil : Les statistiques de We Recruit
Taux de refus des candidats :
Il s’agit ici aussi d’un bon indicateur de la qualité des candidatures reçues.
(Nombre de candidats refusés / nombre de candidatures total) *100
Outil : Les statistiques We Recruit, Activités, Détail des activités par utilisateur
Les critères de refus :
Celui-ci vous indiquera les motifs de refus les plus courants. Dans certains cas, ce sera pour vous l’occasion de réajuster vos offres et vos critères afin de mieux coller à vos besoins.
(Nombre de candidats refusés pour le critère A/ Nombre de candidats refusés total)*100
Outil : Les statistiques de We Recruit, Activités, Détail des activités par utilisateurs (voir capture ci-dessus) + Informations sur les fiches des candidats refusés.
📖 Consultez cet article pour en savoir plus sur les motifs de refus : Gérer les motifs de refus.
Temps moyen total pour un recrutement :
Vous pourrez déterminer le temps moyen nécessaire au recrutement d’un nouveau collaborateur. C’est un des leviers qui permet à cette heure de réussir à capter les talents. Les postulants recherchent aujourd’hui des processus de recrutement le plus court possible. En plus de cela, “le temps, c’est de l’argent” votre entreprise à également beaucoup à gagner à raccourcir la durée de ses recrutements.
Addition de toutes les durées de recrutement du dépôt de l'annonce à l'embauche /nombre d'embauches
Outil : Les statistiques de We Recruit, Postes, Détails des postes ou Processus de recrutements (pour une analyse offre par offre ou par processus de recrutement)
Coût moyen d’un recrutement
Cela vous donnera une idée du poids financier moyen de l’embauche d’un nouveau collaborateur. Vous aurez ainsi un point de repère pour les budgets à allouer et serez capable de déterminer à quel moment un recrutement vous coute trop et de déterminer si vos méthodes sont adaptées.
(Coûts internes + coûts externes ) / nombre de recrutements réalisés
Outils : Excel
Durée moyenne d’un entretien
Entre expérience candidat et efficacité de vos équipes, le temps passé en entretien est à surveiller. Ni trop long (perte d’intérêt et de motivation), ni trop court (être certains d’avoir les informations dont on a besoin).
Temps total passé en entretien (par poste ou par recruteur / nombre d'entretien (par poste ou par recruteur)
Outil : Export des statistiques “Activités” de We Recruit, colonne “Durée”
Taux d’acceptation des offres
Ce taux vous permettra de déceler si les offres faites aux candidats sont concluantes. C’est un moyen de détecter l’un des freins possibles à l’embauche.
(Nombre d'offres acceptées / nombre d'offres réalisées)*100
Outil : Les statistiques We Recruit, Postes, Processus de recrutement, colonne “Offre” et colonne “Engagé”
Taux H/F d’embauche vs candidatures
L’index de l’égalité professionnelle est une obligation pour les sociétés de plus de 50 salariés. Vous devez dès lors justifier de l’équité au sein de votre entreprise. Le taux d’embauche H/F par rapport aux candidatures est plus un indicateur destiné à vous les recruteurs afin de vous rendre compte de vos biais cognitifs si vous en avez à ce sujet.
Ici, on va donc comparer 2 taux.
(Nombre d'hommes embauchés/Nombre de candidatures d'homme)* 100
(Nombre de femmes embauchées/Nombre de candidatures de femme)* 100
L’objectif étant qu’aucun des 2 taux ne soit significativement supérieur à l’autre.
Outil : Les statistiques We Recruit, Candidats
Analyse de la fidélisation
Vous le savez, la réussite d’une embauche peut aussi s’évaluer à moyen/long terme. Dans notre cas, nous allons nous intéresser à la première année de contrat des nouveaux collaborateurs.
Les metrics à suivre :
Nombre de départs dans la première année de contrat
Le nombre de périodes d’essai validées
Les KPI à surveiller :
Le turn-over sur la première année de contrat :
C’est le reflet du succès de vos embauches. Dans notre exemple, on parle de la première année de contrat, cette période peut être modifiée selon le type d’engagement ainsi que vos critères de réussite propres.
(Nombre de départ la première année de contrat/ Nombre d'embauches total) * 100
Outil : Les statistiques de We Recruit + les données de votre SIRH + Excel
Le taux de départs volontaires vs le taux de départs involontaires :
Ici, on analyse la cause du départ. Les actions d’amélioration vont dépendre des raisons des départs. Pour cela, vous devez objectivement savoir si les départs sont intentionnels (l’initiative du salarié) ou non.
Pour cela, nous allons comparer le taux de départs volontaires avec le taux de départs involontaires.
(Nombre de départs volontaires / Nombre de départs total) * 100
et/ou
(Nombre de départs involontaires / nombre de départs total) * 100
Le taux de satisfaction des nouveaux employés :
On va chercher à déterminer un indicateur qualitatif et non quantitatif. La satisfaction est aussi un bon indice de la réussite de vos recrutements. Dans le cas d’un fort taux de départ volontaire, le bien-être fait certainement partie des causes principales.
Outil : Un questionnaire de satisfaction (Google form). Vous pourrez détailler les différents points de l’onboarding : l’intégration aux équipes, les missions, le périmètre du poste, l’adéquation avec l’offre, la satisfaction générale, l’ambiance… Tous les sujets déterminants et sur lesquels vous pourrez agir si besoin.
Tous ces KPI seront des indicateurs fiables des actions établis. À vous de jouer avec les chiffres pour décortiquer les points les plus importants pour vous. Pour une analyse plus poussée, n’hésitez pas à confronter vos résultats avec les moyennes de la profession.
De plus, une comparaison dans le temps sera plus pertinente qu’un simple audit ponctuel. Essayer de mettre en place un relevé mensuel de vos chiffres clefs afin de pouvoir examiner en profondeur vos KPI et rectifier ce qui a besoin de l’être le plus tôt possible.
Avec cette analyse, vos candidats n’auront vraiment plus de secrets pour vous. Alors à votre avis, que vont vous révéler vos chiffres ? 
