Introduction
Votre application We Recruit vous accompagne tout au long de votre recrutement. Le logiciel fait beaucoup pour vous soutenir au cours de vos différentes missions. Beaucoup oui, mais pas tout (enfin pas encore 
). L’une de vos tâches les plus chronophages reste de faire passer des entretiens. On ne compte plus le nombre d’entrevues que vous faites par an. Entre les entretiens de recrutement, les entretiens obligatoires, les entrevues imprévues, les négociations interminables… Il faut réussir à suivre la cadence et à garder une impartialité à toute épreuve.
Pour vous permettre d’établir en amont vos trames, We Recruit a mis au point la fonctionnalité « Rapport d’entretien ». Un véritable atout dans votre manche de recruteur, pourtant, son usage est souvent limité dans la pratique. Il présente cependant de très nombreux avantages :
Gardez le cap : Les trames préparées vous permettent de garder la maîtrise de l’entretien, de n’omettre aucune question. Dans le cas contraire, vous risquez de vous laisser embarquer par la discussion et de perdre l’objectif de l’échange.
N’oubliez rien : “Verba volant, scripta manent.” Que vous soyez tête en l’air ou que vous possédiez une mémoire d’éléphant, vous prenez un risque si vous ne notez pas vos conversations. Avec le temps, les souvenirs se déforment et ce sont parfois les impressions qui prennent le dessus. En consignant vos échanges sur les fiches candidats, dans 1 mois, 6 mois ou 2 ans, vous retrouverez des informations concrètes et fiables.
Déléguez : Les managers sont généralement les mieux placés pour évaluer les besoins et les compétences nécessaires pour un poste. En préparant vos trames et en les partageant avec eux, vous leur donnez la possibilité d’intervenir directement dans le processus de recrutement, et ce même s’ils ne maitrisent pas l’exercice.
Partagez les informations : Dans le cadre d’un recrutement collaboratif, le manager peut consulter les résultats de votre échange avec le candidat, et réciproquement. Les différents plannings peuvent compliquer la transmission des informations. Grâce à la centralisation, vous rendez accessibles ces données, le manager les consulte alors quand il a du temps.
En somme, ils apportent de la structure lors du processus de recrutement et, in fine, limitent les biais de recrutement.
Les rapports vous sont utiles tout au long du parcours de votre collaborateur.
À chacune de ces étapes et peu importe la configuration, vous avez besoin de le rencontrer et d’échanger avec lui sur des thématiques déterminantes pour lui et pour votre entreprise.
Alors, voici les secrets pour profiter à 100 % de cette fonctionnalité et faciliter vos prochains tête-à-tête.
Les entretiens d’embauche
Celui-ci, vous vous y attendiez un peu. Mais oui, la fonctionnalité « rapport d’entretien » est votre parfait allié pour mener à bien vos recrutements.
Si l’on garde une approche classique de l’entretien, vous pouvez programmer à l’avance les questions que vous souhaitez poser aux différents candidats d’un même poste. Simples et efficaces, les systèmes de question/réponse vous permettent de poser, à tous, les mêmes questions puis de comparer aisément les retours à tête reposée.
D’autres approches de l’entretien de recrutement sont possibles. Vous pouvez très facilement varier les typologies de questions. Selon la stratégie que vous souhaitez adopter, les modèles de rapports s’adapteront à vos envies.
Vous pouvez par exemple réaliser un quiz. Testez les compétences théoriques de vos candidats, glissez-vous dans la peau de Jean-Pierre Foucault.
La création du quiz est également l’occasion d’intégrer le manager au processus de recrutement. Demandez-lui de vous aider à trouver les bonnes questions, celles qui feront mouche.
Prenons en exemple la recherche d’un.e barman/barmaid qualifié.e. Grâce à ces deux questions très simples, vous vous assurez des connaissances en mixologie et normes d’hygiène.
Bilan d’un essai ou exercice/évaluation MRS
Certains types d’entretiens peuvent paraître trop éloignés des schémas classiques pour être compatibles avec la fonctionnalité que vous connaissez. En réalité, elle s’adapte aussi parfaitement à des approches terrain du recrutement.
Prenons quelques modèles d’évaluation en exemple.
Les exercices
Que ce soit au cours d’un entretien, ou entre deux entrevues, vous pouvez demander à vos candidats de réaliser des exercices pratiques. Ces réalisations vous apporteront un aperçu de la qualité du travail qu’il pourra fournir.
Au même titre que les professeurs définissent des grilles de notation, vous pourrez établir la vôtre avec la fonctionnalité « Rapport d’entretien » et rester cohérent dans votre notation du travail rendu.
Les essais
Vous mettez vos postulants en situation réelle de travail. Cette approche du recrutement est très prisée pour les postes opérationnels. Dans ce cas, vous pouvez donc vous rendre compte des capacités terrain de votre candidat. De son côté, il pourra apprécier ses futures conditions de travail.
Vous devez en conséquence évaluer ses habiletés, mais aussi ses impressions.
La méthode MRS
Moins souvent utilisée, la méthode de recrutement par simulation présente pourtant de nombreux avantages. Elle vous permet de voir au-delà du CV et des informations apportées par les candidats. Vous pouvez déceler des compétences dont ils n’ont peut-être pas conscience eux-mêmes. Une aubaine pour les entreprises en quête de profil pénurique et disposées à former.
Cette méthode de recrutement vous demande de réussir à détecter les prédispositions des candidats pour certaines tâches. Vous allez aussi chercher les aptitudes qu’ils ont pu acquérir dans leur vie et qu’ils n’ont pas encore utilisées dans le cadre professionnel.
Pour établir ces critères, vous devez aller à la rencontre des collaborateurs déjà en poste. Demandez-leur, selon eux, les compétences, les qualités et les facultés requises pour réussir à ce poste. Vous co-construisez ainsi la grille d’évaluation avec eux.
La prise de référence
Dans un monde parfait, nous n’aurions qu’à croire les gens sur parole. Malheureusement, ce monde n’est pas parfait et il est souvent important de vérifier les dires des postulants. Les prises de références permettent d’avoir un autre regard sur les expériences passées, mais aussi de s’assurer de l’intégrité et de l’honnêteté de votre interlocuteur.
Profitez des prises de référence pour en savoir plus sur ses « softs skills » et son savoir-être. De plus, si vous souhaitez interroger différents managers, vous pourrez aisément recouper les réponses à une même question. Vous pouvez donc multiplier les points de vue et ne pas vous limiter à un seul vécu dans une seule en entreprise.
N’hésitez pas alors à préparer vos entrevues avec les anciens managers dans votre logiciel. Vous pouvez programmer des prises de références directement dans l’application. Pendant votre échange, vous sélectionnerez le modèle de rapport que vous aurez préparé spécialement pour cet usage.
Les réponses apportées seront automatiquement ajoutées à la fiche du candidat : vous aurez tout à portée de main pour les étapes suivantes !
Cooptation, menez l’enquête auprès de vos collaborateurs
La cooptation peut apparaitre parfois comme LA solution miracle.
Vous impliquez vos collaborateurs dans le processus de recrutement et vous obtenez des candidatures qualifiées et fiables.
Vraiment ?
Sur le dernier point, vous devez rester vigilant. Le copinage et les promesses de primes peuvent fausser la perception que vos collaborateurs ont de leurs proches (ou moins proches). Vous devez là aussi vous assurer de la qualité des candidatures. Pour cela, rencontrez le coopteur avant de recevoir les postulants et demandez par exemple :
Comment avez-vous connu le candidat ?
Avez-vous déjà travaillé ensemble ? Si oui, dans quelles circonstances ? Existait-il un lien hiérarchique ?
Pourquoi souhaitez-vous appuyer sa candidature ?
Quelles sont selon vous les qualités du candidat pour ce poste ?
Quelles sont selon vous ses faiblesses ?
Pensez-vous que le candidat soit en accord avec les valeurs de l’entreprise ?
Ce rapport apportera un élément complémentaire sur la fiche du candidat coopté au moment de la décision finale.
Mobilité interne
Même en cas de mobilité interne, vous devez vous assurer de la compatibilité de votre collaborateur avec le poste proposé.
Vous devez donc procéder de façon aussi rigoureuse que pour les candidatures externes. N’hésitez pas à utiliser des méthodes d’évaluation similaires à celle du recrutement en externe. Et cela est aussi valable pour la prise de références.
Allez à la rencontre du manager actuel du candidat. En tant qu’employé de votre société, il ne pourra qu’accepter votre invitation.
Vous pourrez aborder avec lui son expérience avec le collaborateur. Il vous partagera ses impressions sur les capacités d’évolutions, les qualités, les points qui pourront être bloquants…
Basez-vous sur les questions que vous poseriez à un référent extérieur. Gardez à l’esprit que votre interlocuteur connait l’entreprise, il peut en conséquence aussi vous donner son opinion sur les futures responsabilités du candidat.
L’entretien se fait donc en deux temps :
L’expérience du manager avec le candidat
Sa vision sur l’évolution possible du collaborateur
Le rapport d’étonnement, un ami qui vous veut du bien
Chaque recrutement est l’occasion pour vous d’en savoir plus sur votre entreprise. Parfois, voire très souvent, nous avons la « tête dans le guidon ». Dans cette situation, il est très difficile de prendre du recul sur les évènements, l’organisation… Et si l’on dézoomait un peu ?
Le rapport d’étonnement peut prendre de nombreuses formes : oral, rédigé, en entretien, une discussion informelle. La seule règle est de rester fidèle à votre culture d’entreprise et à la taille de votre structure.
L’objectif principal de ce rapport est de mettre en exergue :
Les dysfonctionnements.
Les points forts.
L’image que vous renvoyez à l’extérieur de votre organisation.
Le deuxième avantage de cette pratique est de vous permettre de valoriser vos nouveaux collaborateurs. Vous répondez à un besoin très humain de reconnaissance. +1 point pour vous !
Les sujets à passer en revue avec le rapport d’étonnement sont :
Le processus de recrutement.
L’onboarding.
Le premier jour.
Les locaux, le matériel.
Le périmètre du poste.
L’organisation interne.
Pour chacun, renseignez-vous sur les aspects positifs et négatifs. Posez des questions ouvertes. Invitez-les à s’exprimer. Creuser les réponses, il faut investiguer au maximum, et qui sait, vous aurez peut-être des idées révolutionnaires qui vous seront proposées.
Fin de période d’essai, l’heure du bilan
Qu’en pense le manager ?
Il est l’heure de s’engager. C’est le grand jour ! 💍 Mais attendez, êtes-vous sûr que c’est le bon ou la bonne ?
Un mariage entre deux personnes qui n’ont pas pris le temps de se demander si elles sont réellement compatibles, c’est le divorce annoncé. Alors, pourquoi s’engager professionnellement sans s’assurer de la connivence ?
La fin de la période d’essai est le bon moment pour le vérifier. Le manager sera la personne la mieux placée pour vous indiquer si la personne répond bien aux exigences du poste.
Planifiez donc un entretien pour échanger avec lui des points suivants :
Pensez-vous qu’il/elle a les compétences requises pour ce poste ?
Le collaborateur vous semble-t-il engagé et motivé ?
A-t-il su s’intégrer à l’équipe ?
Comment voyez-vous la personne évoluer au sein de l’entreprise ?
Pensez-vous que les valeurs de l’entreprise lui correspondent ?
Quels sont selon vous les points bloquants auxquels il ou elle sera confronté en premier lieu ?
Selon vous, y a-t-il besoin de préciser certains points avec le collaborateur ?
Selon vous, la période d’essai est-elle validée ?
… Et le candidat ?
Même chose pour le candidat, il est souhaitable de lui demander son opinion. Il est essentiel de faire cette démarche, peu importe votre décision sur la poursuite ou non du contrat.
Pensez donc à lui demander :
Est-ce que le poste correspond à vos attentes ?
Est-il fidèle à l’idée que vous vous en faisiez ?
Les missions proposées vous paraissent-elles intéressantes ?
Quel est votre sentiment vis-à-vis de votre intégration ?
Quels sont les points bloquants auxquels vous avez été confrontés ?
Avez-vous trouvé des solutions ?
Pensez-vous avoir besoin d’approfondir ou d’être formé sur un sujet ?
Comment vous voyez-vous évoluer au sein de l’entreprise ?
Souhaitez-vous remonter une donnée particulière ? Revoir un point administratif ?
Souhaitez-vous poursuivre avec nous ?
Quand vient l’heure du départ…
Nous avons évoqué les différentes étapes de l’onboarding, une période charnière dans la construction de la relation entre l’entreprise et le collaborateur.
La période de l’offboarding est tout aussi cruciale. Un divorce heureux est tout aussi important qu’un mariage réussi. Un départ dans de bonnes circonstances permettra à chacun de rebondir au mieux.
Vous devez le soigner à tout prix. Sinon ? Attention aux conséquences :
Départ difficile, négociations serrées.
Tensions.
Réputation/e-réputation entachée.
Mauvaise image de la direction en interne.
Mettez en place une véritable procédure de départ qui vous permettra de limiter au maximum les points de douleur. Au cours de celle-ci, vous devez donner la parole à tous les protagonistes.
Pour soigner le départ de vos collaborateurs ou du moins la fin de leur contrat, vous devez vous assurer de plusieurs choses :
Qu’ils jouissent d’un espace d’expression suffisant. Ils doivent se sentir reconnus et écoutés.
Qu’ils ont remonté tous les points de douleur qu’ils ont pu rencontrer au cours de leur contrat.
Qu’ils vous donnent leurs impressions sur les différents aspects de votre entreprise. Un peu comme avec le rapport d’étonnement, vous pouvez bénéficier de leur expérience pour en savoir plus sur votre entreprise.
Que vous ayez répondu à un maximum de leurs interrogations et réclamations. Cela ne signifie pas que vous devez dire oui à toutes les requêtes, mais vous devez pouvoir argumenter sur chacune de vos décisions.
Entre les départs programmés, volontaires, les licenciements, les départs « surprise », vous devez parer à toutes les éventualités.
Le contrat arrive à échéance, CDD et intérim : faites le point
Dans le cas des CDD et des missions d’intérim, par définition, la date de fin est contractuelle. Cette évidence ne doit pas vous faire oublier l’importance de soigner le départ de votre collaborateur. De plus, la fin de ce type d’engagement ne signe pas nécessairement la fin de votre collaboration. Vous pouvez renouveler, proposer un CDI ou espérez que votre employé se représentera plus tard à vous.
Aménagez donc un temps dédié à l’échange. Il faudra sortir des démarches administratives. Lors de cette conversation, votre interlocuteur attendra aussi des informations de votre part. Faites-vous accompagner de son manager, ainsi il pourra lui partager son sentiment quant à son travail. Dans le cas où vous souhaitez mener l’entretien seul, prévoyez un point avec le manager en amont afin d’obtenir une vue globale de la situation. Vous pourrez répondre plus aisément aux critiques.
Lors de la discussion avec le salarié, gardez en tête ces différents points à aborder :
Annoncez que vous avez échangé avec son manager, ou s’il est présent, demandez-lui de parler de son ressenti vis-à-vis des missions accomplies par le collaborateur. Donnez-lui la parole et pour savoir s’il est en accord avec ce que le manager dit.
Posez ensuite des questions pour creuser certains sujets qui ont pu être évoqués dans la première partie de l’entrevue.
Son expérience limitée dans le temps entraine des besoins spécifiques en termes d’organisation et d’onboarding. Il devait être opérationnel assez rapidement. C’est donc un point que vous devez absolument aborder afin de vous assurer que cette partie était satisfaisante. Demandez alors :
L’onboarding, s’est-il bien passé ?
La formation a-t-elle été suffisamment complète ? Sa durée est-elle cohérente avec les objectifs et le poste ?
A-t-il des suggestions d’amélioration ?
…
Ensuite, pensez à aborder le poste et la mission, dans son ensemble :
La mission correspondait-elle à ce qui lui avait été annoncé ?
Disposait-il des ressources nécessaires pour la mener à bien ?
…
Enfin, abordez ensemble l’intégration et le bien-être :
A-t-il réussi à s’intégrer dans l’entreprise ?
S’est-il senti écouté, entendu durant son contrat ?
Y a-t-il eu des crispations avec des membres de son équipe ou avec des managers ?
Pensez à bien faire le tour des différents sujets qui ont fait son expérience. Comme évoqué précédemment, ce dernier échange est l’occasion pour vous de détecter des tensions ou des frustrations sous-jacentes. Vous pouvez donc en tirer des idées d’amélioration qui participeront à booster votre expérience collaborateur et votre marque employeur. Enfin, si vous souhaitez continuer votre collaboration, vous pourrez conserver ces informations et les prendre en compte dans les prochaines étapes (qu’elles soient immédiates ou plus tardives).
La fin du CDI
La fin d’un CDI est toujours à l’initiative de quelqu’un. Cette décision, qu’elle vienne du salarié ou de l’employeur, est prise en conséquence d’autres éléments. Il est très important de réussir à identifier ces facteurs.
Dans le cas d’une démission/d’une rupture conventionnelle à l’initiative du salarié :
Lorsqu’un salarié demande officiellement à quitter votre entreprise, vous devez comprendre les raisons de son départ. Sans chercher à le retenir (sa décision est prise puisqu’il a déjà engagé des démarches).
Ces facteurs ne seront peut-être pas liés directement à votre entreprise, les raisons seront peut-être plus personnelles. Mais, même dans ce cas, ces informations peuvent vous aider à améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Quelques questions que vous devez lui poser :
Quels sont les facteurs qui vous poussent à partir ?
Y a-t-il eu un élément déclencheur ?
Qu’est-ce qui vous aurait fait rester ?
Dans un second temps, profitez-en pour en apprendre un peu plus sur son expérience :
Comment vous sentiez-vous dans votre poste ?
Les missions qui vous étaient confiées vous plaisaient-elles ?
Qu’avez-vous pensé de votre relation avec vos/votre manager ?
Aviez-vous réussi à trouver un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle ?
Trouvez-vous que votre rémunération corresponde à votre poste et à vos responsabilités ?
Que pensez-vous de l’ambiance globale entre les collaborateurs de l’entreprise ?
…
Enfin, avant de conclure, renseignez-vous sur ses projets :
Avez-vous déjà une idée de ce que vous allez faire à la fin de votre contrat ?
Envisagez-vous de réintégrer un jour l’entreprise ?
Cette dernière question présente un intérêt tout particulier pour les cas d’employés boomerang. Dans le cas où la personne viendrait à postuler de nouveau chez vous, il vous suffirait de rouvrir sa fiche dans le logiciel. Les informations retraçant son expérience dans votre entreprise seront ainsi à portée de main. C’est un moyen efficace pour vous de gagner du temps lorsque se posera la question de le réintégrer ou non. Vous évitez une perte de temps considérable et vous pourrez reprendre les discussions là où elles se sont arrêtées. Enfin, en constatant que vous savez déjà qui il est et quel a été son parcours au sein de votre société, vous le valorisez, vous lui montrez que vous le connaissez. Un autre bon point pour l’expérience collaborateur et l’expérience candidat !
Dans le cas d’un licenciement/d’une rupture conventionnelle à l’initiative de l’employeur :
Cette situation peut-être plus délicate à gérer. Dans ce cas, le salarié subit la décision et n’est pas toujours en accord avec celle-ci. Votre objectif sera alors de désamorcer autant que possible les conflits. Dans ces conditions, n’hésitez pas à faire intervenir le/la manager, il ou elle aura certainement des clefs de compréhensions supplémentaires.
Essayez d’évoquer en premier lieu les motifs du départ. Si nous reprenons les questions du premier cas, c’est à vous d’apporter les réponses à celles-ci :
Quels sont les facteurs qui vous poussent à mettre fin au contrat ?
Y a-t-il eu un élément déclencheur ?
Ensuite, pensez à aborder son expérience chez vous, à comprendre les raisons de ce qui vous a amené à mettre fin à son contrat. Vous pouvez reprendre les mêmes questions que pour le cas où c’est votre collaborateur qui prend la décision de partir. Montrez-lui que même si vous mettez fin à son contrat, il ou elle dispose de nombreuses options pour rebondir.
Conclusion
Le rapport d’entretien peut être perçu comme un carcan auquel vous êtes obligé de vous soumettre. Ils sont, pourtant, des supports qui vous permettent de vous assurer de la cohérence de vos différents entretiens. Il vous offre également de garder le fil. Avec la fonctionnalité de We Recruit, vous avez la possibilité de créer des modèles sur mesure qui seront ensuite accessibles en un clic. Vous avez par ailleurs l’opportunité de remplir ses rapports en direct. Un gain de temps considérable.
N’hésitez plus à vous en servir, ils sont vos meilleurs alliés pour des entrevues réussies.
Alors, comment se déroulera votre prochain entretien ?
